Fernabfrage

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9.4 Fernabfrage

Die Fernabfrage ermöglicht Ihnen das Abhören der Sprachnachrichten von einem beliebigen Telefonanschluss aus. Bei einem Anruf an Ihre SwyxWare Rufnummer identifizieren Sie sich gegenüber SwyxWare mit Hilfe Ihrer PIN und können dann zuerst die neuen und anschließend alle vorhandenen Sprachnachrichten abhören, wiederholen und ggf. löschen. Außerdem können Sie das Ziel der sofortigen Rufumleitung ändern oder eine neue Ansage aufnehmen.

Um in die Fernabfrage zu gelangen, müssen Sie Ihre Umleitung so konfiguriert haben, dass Sie zur Voice Box (sofort oder verzögert) weitergeleitet werden. Dann können Sie während der Voice Box-Ansage mithilfe der Sternchentaste (*) in Ihr Fernabfragemenü wechseln, wenn diese Option entsprechend konfiguriert ist, siehe 9.3 Konfiguration der Standard Voice Box.

Die Anzahl der Sprachnachrichten, die zur Fernabfrage bereit gestellt werden, ist auf die aktuellsten hundert Sprachnachrichten begrenzt.

Es wird unterschieden zwischen

der Standard-Fernabfrage

Diese Fernabfrage ist die für einen Benutzer definierte Standard-Fernabfrage. Sie bietet die hier beschriebenen Funktionen.

einer speziellen Fernabfrage

Diese Fernabfrage können Sie im Call Routing Manager speziell festlegen, wenn Sie von Ihrem Administrator die entsprechenden Berechtigungen erhalten haben. Damit können Sie z. B. mit einem besonderen Kennwort ein anderes Fernabfragemenü nutzen. Die Standard-Fernabfrage wird dabei nicht verändert. Siehe auch help.enreach.com/cpe/14.00/CRM/Swyx/de-DE/index.html#context/help/standard_remote_inquiry_$.

Die PIN (Persönliche Identifikationsnummer) erhalten Sie von Ihrem Administrator. Sie können diese aber auch selbst konfigurieren.

So legen Sie die Parameter für die Standard-Fernabfrage fest

Legen Sie zuerst die Standard Voice Box fest und aktivieren Sie dabei die Option Fernabfrage mit Hilfe der *-Taste starten, siehe 9.3 Konfiguration der Standard Voice Box.

1 Klicken Sie in der Menüleiste auf Einstellungen | Umleitungen konfigurieren.

oder

1 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Bedienoberfläche von SwyxIt! Classic.

Das Kontextmenü erscheint.

2 Klicken Sie auf „Einstellungen | Umleitungen konfigurieren“.

In jedem Fall erscheint das Fenster „Eigenschaften von...”.

3 Wechseln Sie zur Registerkarte „Standard-Fernabfrage“.

4 Legen Sie hier die PIN fest, mit der Sie sich später bei der Fernabfrage identifizieren. Wählen Sie eine mindestens fünfstellige, nichttriviale Ziffernfolge.

5 Geben Sie die PIN im Feld PIN bestätigen erneut ein.

6 Bestätigen Sie Ihre Eingaben durch Klicken auf OK.

Mit Hilfe Ihrer Angaben ist es nun für SwyxServer möglich, bei einer Fernabfrage den Mailserver abzufragen und Ihnen die Sprachnachrichten zur Verfügung zu stellen.

So konfigurieren Sie die Umleitung für die Fernabfrage

Um Sprachnachrichten aus der Ferne abzuhören, müssen Sie Ihre Umleitung so einrichten, dass Sie durch einen Anruf in das Menü der Fernabfrage gelangen:

Haben Sie keine weiteren Call Routing Manager Regeln aktiviert, richten Sie die „Verzögerte Umleitung“ so ein, dass ein Anruf an die Standard Voice Box umgeleitet wird. Während der Begrüßungsansage gelangen Sie dann mit Hilfe der *-Taste in des Menü der Fernabfrage.

Haben Sie Call Routing Manager Regeln aktiviert, achten Sie darauf, dass Ihnen dort die Möglichkeit zur Fernabfrage gegeben wird. Siehe auch help.enreach.com/cpe/14.00/CRM/Swyx/de-DE/index.html#context/help/standard_remote_inquiry_$.

Haben Sie keine Call Routing Manager Regeln aktiviert und ändern Sie dann die sofortige Rufumleitung (z. B. statt zur Standard Voice Box zu einer anderen Rufnummer), so haben Sie anschließend keine Möglichkeit mehr zur Fernabfrage zu gelangen.

So fragen Sie Ihre Sprachnachrichten aus der Ferne ab

Voraussetzung ist:

eine eingerichtete Fernabfrage, siehe So legen Sie die Parameter für die Standard-Fernabfrage fest, und

die entsprechend konfigurierte Umleitung, siehe So konfigurieren Sie die Umleitung für die Fernabfrage.

Damit ein eingehender Anruf von Ihrer Standard Voice Box angenommen werden kann und Ihnen damit auch die Möglichkeit der Fernabfrage zur Verfügung steht, müssen Sie Ihre Umleitung entsprechend konfigurieren, d.h. ein eingehender Anruf muss zur Standard Voice Box gelangen und darf nicht weitergeleitet werden, siehe 8 Umleitungen.

1 Wählen Sie Ihre SwyxWare Rufnummer.

Der Anruf wird angenommen und Sie hören die Begrüßungsansage Ihrer Voice Box.

2 Während der Begrüßungsansage drücken Sie die *-Taste.

Sie hören die Begrüßungsansage der Fernabfrage und werden aufgefordert Ihre PIN einzugeben.

3 Geben Sie Ihre PIN ein und beenden Sie die Eingabe mit der # -Taste.

4 Liegen neue Sprachnachrichten vor, so wird zuerst deren Anzahl ausgegeben.

Anschließend werden Ihnen alle neuen Sprachnachrichten vorgespielt, wobei mit der zuletzt aufgenommen begonnen wird. Für jede Sprachnachricht werden dabei zuerst die Absenderinformationen ausgegeben:

Empfangsdatum

Uhrzeit

Rufnummer des Anrufers (falls vorhanden)

Name des Anrufers (falls bei internen Rufen ein WAV-Datei des Anrufers zur Verfügung steht; siehe So sprechen Sie Ihren Namen und die Begrüßungsansage für die Voice Box auf)

und anschließend

die aufgezeichnete Sprachnachricht.

Mit Hilfe der *-Taste können Sie die aktuelle Ansage (Absenderinformation oder aufgezeichnete Sprachnachricht) überspringen.

Während der Ausgabe einer Sprachnachricht stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

Taste	Auswirkung
	Verbindet mit dem Anrufer (wenn möglich)
	Zurück zum Anfang der Sprachnachricht
	Weiter zum Ende der Sprachnachricht
	Springt 10 Sekunden zurück
	Stopp/Start der Ausgabe
	Springt 10 Sekunden vorwärts
	Wechselt zur vorherigen Sprachnachricht
	Wechselt zur nächsten Sprachnachricht
	Hauptmenü
	Wechselt zur nächsten Information (Datum, Uhrzeit, Nummer, Sprachnachricht-Inhalt)
	Hilfe

Liegen keine neuen Sprachnachrichten für Sie vor, so befinden Sie sich im Hauptmenü. Hier können Sie sowohl alle vorhandenen Sprachnachrichten abhören als auch Ihre sofortige Umleitung konfigurieren, siehe So ändern Sie die Einstellungen der sofortigen Umleitung per Fernabfrage.

5 Nach jeder abgehörten Sprachnachricht stehen Ihnen die folgenden Optionen zur Verfügung:

Taste	Auswirkung
	Verbindet mit dem Anrufer (wenn möglich)
	Wiederholt die aktuelle Sprachnachricht
	Löscht die aktuelle Sprachnachricht, Bestätigung mit
	Per Sprachnachricht antworten (nur intern möglich)
	Alle Sprachnachrichten als angehört markieren
	Weiterleiten an interne Nummer
	Wechselt zur vorherigen Sprachnachricht
	Wechselt zur nächsten Sprachnachricht
	Hauptmenü
	Hilfe

Im Anschluss an das Abspielen der neuen Sprachnachrichten erfolgt die Ausgabe des Hauptmenüs. Es stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

Taste	Auswirkung
	Ende der Fernabfrage (=Auflegen)
	Abfrage aller Sprachnachrichten (neueste zuerst)
	Konfiguration der sofortigen Umleitung
	Notiz aufzeichnen
	Voice Box-Ansage ändern
	Löscht alle Sprachnachrichten, Bestätigung mit
	Hilfe

6 Beenden Sie die Fernabfrage durch Auflegen.

Beenden Sie die Fernabfrage im Hauptmenü mit ’0’, so können noch weitere Aktionen des Call Routing Manager angewandt werden. Siehe help.enreach.com/cpe/14.00/CRM/Swyx/de-DE/index.html#context/help/CRM_actions_$.