Dateien bearbeiten

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4.12 Dateien bearbeiten

Bei der SwyxWare Installation werden globale Dateien für alle Benutzer angelegt. Diese Dateien umfassen z. B. alle Klingeltöne, Wartemusik, Ansagen und Skripte sowie eine individuell anpassbare Vorlage für Willkommens-E-Mails usw. Diese benutzerspezifische Dateien können vom Administrator bearbeitet werden. Benutzerspezifischen Dateien können auch für einzelne Benutzer bearbeitet werden, siehe 9.18 Benutzerspezifische Dateien bearbeiten

Die Dateien werden gemäß ihrer Zuordnung auf den folgenden Tabs angezeigt:

Benutzer

Benutzerdateien sind einem einzelnen Benutzer zugeordnet. Nur der Benutzer selber, ein Administrator oder SwyxServer, wenn er z. B. Skripte des Call Routing Managers abarbeitet, haben Zugriff auf diese Dateien. Alle mit einem SwyxIt! Classic bzw. der SwyxWare Administration erzeugten Dateien wie z. B. Skripte und Ansagen werden als private Dateien abgespeichert. Ausnahme ist die Datei „Name.wav“, die den Namen des Benutzers enthält.

Benutzer-Standard

Benutzer-Standard-Dateien werden bei der Installation für einen bestimmten Benutzer (z. B. Zentrale) als Standarddatei in der Datenbank abgelegt. Dieser Benutzer kann diese Dateien unverändert benutzen.

Global

Globale Dateien (z. B. Skins oder Call Routing Manager-Regeln) können von jedem Benutzer verwendet werden.

Die globalen Dateien bieten z. B. dem Administrator die Möglichkeit, Vorlagen für alle SwyxWare Benutzer anzulegen. Hier kann eine firmenweit einheitliche Skin abgelegt werden, welche die Benutzer nach ihren Wünschen weiter ausgestalten können oder ein Call Routing-Skript, welches die Benutzer mit ihrer persönlichen Ansage und Nummer personalisieren.

Globale Dateien mit dem gleichen Namen wie eine Systemdatei werden bevorzugt, Sie sollen eine neue globale Ansage mit dem Namen „Standardansage.wav“ wie die mitgelieferte gleichnamige Systemstandard-Datei abspeichern.

Systemstandard

Systemstandard-Dateien werden bei der SwyxWare Installation in der Datenbank abgelegt und bei einer Aktualisierung ggf. erneuert.

Wenn eine Benutzer-Standard oder Globale Datei vom Benutzer verändert wird, wird die geänderte Datei unter Benutzer angezeigt und durch eine spätere SwyxWare Aktualisierung nicht mehr verändert.
Globale Dateien bleiben bei einer SwyxWare Aktualisierung immer unverändert erhalten.

Sie können Dateien hinzufügen, löschen oder unter anderem Namen speichern. Die Gesamtgröße aller für diesen Benutzer angelegten Dateien (außer Faxdateien) wird angegeben.

Trunk-Mitschnitte

Gespräche über Trunks können mitgeschnitten werden, siehe 14.2 Trunk-Mitschnitte

Beachten Sie bei der Speicherung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten die jeweils anwendbaren gesetzlichen Datenschutzbestimmungen.

Das Löschen oder Herunterladen von Trunk-Mitschnitten wird protokolliert, siehe Protokoll-Liste unter der Liste der Trunk-Mitschnitten.

Nicht alle personenbezogene Daten können automatisch aus der Datenbank gelöscht werden. Um die geltenden Datenschutzbestimmungen zu erfüllen, müssen Sie ggf. die entsprechenden Einträge manuell löschen.

So verwalten Sie die Dateien

1 Wählen Sie im Menü Allgemeine Einstellungen | Dateien.

2 Wählen Sie den gewünschten Tab Benutzer bzw. Benutzer-Standard usw.

Es erscheint die Liste der Dateien.

3 Aktivieren Sie das Kontrollkästchen in der Zeile der gewünschten Datei, um diese auszuwählen und klicken Sie anschließend auf eine der folgenden Schaltflächen:

Bezeichnung	Erläuterung
	Klicken Sie auf die Schaltfläche, um die Datei herunterzuladen.
	Klicken Sie auf die Schaltfläche, um die Datei zu löschen. Sie können mehrere zu löschende Dateien auswählen.
	Klicken Sie auf die Schaltfläche, um die Eigenschaften der Datei zu bearbeiten, siehe So fügen Sie eine Datei hinzu.
	Klicken Sie auf die Schaltfläche, um nähere Informationen zur Datei anzuzeigen (Größe, Datum der letzten Änderung).
Mehrere Dateien löschen	Wählen Sie die gewünschten Dateien und klicken Sie auf die Schaltfläche, um diese Dateien zu löschen.

So fügen Sie eine Datei hinzu

1 Wählen Sie im Menü Allgemeine Einstellungen | Dateien.

2 Wählen Sie den gewünschten Tab Benutzer bzw. Benutzer-Standard usw.

Es erscheint die Liste der Dateien.

3 Aktivieren Sie das Kontrollkästchen in der Zeile der gewünschten Datei, um diese auszuwählen und klicken Sie anschließend auf eine der folgenden Schaltflächen:

4 Wählen Sie den gewünschten Tab Benutzer bzw. Benutzer-Standard usw.

Es erscheint die Liste der benutzerspezifischen Dateien.

5 Klicken Sie auf Datei hochladen.

Es erscheint der Konfigurationsassistent Datei hochladen.

Bezeichnung	Erläuterung
	Klicken Sie auf die Schaltfläche, um eine Datei von Ihrer Festplatte hochzuladen.
Name	Legen Sie fest, unter welchem Namen die ausgewählte Datei in der Datenbank abgelegt werden soll.
Umfang	Benutzer Diese Datei soll dem Benutzer direkt zugeordnet werden. Sie steht nur dem ausgewählten Benutzer zur Verfügung. Benutzer-Standard Diese Datei steht allen Benutzern, die an diesem SwyxServer angemeldet sind, zur Verfügung.
Kategorie	Legen Sie die Kategorie fest, zu der diese Datei gehört. Folgende Kategorien stehen zur Verfügung: Ruftöne Fax Deckblatt Grafiken Fax Deckblätter Fax Briefkopf Call Routing Skripte Beispiel-Call Routing Skripte Bitmaps Benutzerbilder Vorlagen Ansagen System-Ansagen Beispiel-Ansagen Wartemusik Mitschnitte Skins Andere
Benutzer	Wählen Sie aus der Dropdown-Liste einen Benutzer aus, dem die Datei zugeordnet werden soll.
Beschreibung	Geben Sie ggf. eine Beschreibung ein.
Datei-Eigenschaften	Privat Diese Datei ist nur dem Benutzer selber z. B. in einem seiner Skripte zugänglich. Beispiel: Call Routing-Skript mit Kennwort. Ausgeblendet Diese Datei erscheint nicht in den Auswahl-Dropdown-Listen. Beispiel: Die Datei ’20m.wav’ (zwanzig Minuten) gehört zur Zeitansage und erscheint nicht bei der Auswahl einer Begrüßungsansage. System Diese Datei wurde bei der Installation angelegt und ist immer schreibgeschützt. (Diese Option kann nicht verändert werden.)

6 Klicken Sie auf Speichern.

Die neue Datei erscheint in der Liste Benutzer bzw. Benutzer-Standard.