Der Benutzer kann nach der Installation des NetPhone Fax Client von seinem Computer aus Dokumente sowohl intern als auch extern per Fax versenden, empfangen, weiterleiten und verwalten.

Die Software NetPhone Fax Server ist eine Komponente des NetPhone Servers. Sie kann gemeinsam mit NetPhone Server auf einem Computer installiert werden oder als abgesetzter Dienst innerhalb des Netzwerks. Nach der Installation wird eine Verbindung zum NetPhone Server hergestellt, um Benutzerdaten auszutauschen, die vorhandene Lizenzierung zu prüfen und die Faxe zu versenden bzw. zu empfangen. NetPhone Fax nutzt den gleichen Anschluss an das öffentliche Netz wie NetPhone Server. Haben Sie NetPhone Fax installiert, so kann die lizenzierte Anzahl von NetPhone Fax Benutzern diesen Faxdienst nutzen.

Eingehende Faxdokumente werden vom NetPhone Fax Server angenommen und dem entsprechenden Benutzer zugeordnet. Geht ein Fax auf einer Rufnummer ein, der kein Benutzer zugeordnet werden kann, so wird dieses Dokument an einen zentralen Verteiler weitergeleitet, z. B. den Systemadministrator. Jeder Benutzer hat einen persönlichen Faxeingang, in dem eingegangene Dokumente angezeigt werden.

Weiter besteht die Möglichkeit, ein persönliches Telefonbuch für jeden Benutzer zu erstellen. Dort können häufig benutzte Faxnummern und Empfänger hinterlegt werden. Alternativ hierzu können auch Outlook Kontakte verwendet werden oder die Fax-Adressen können direkt einer Datei entnommen werden.

Es besteht die Möglichkeit eingehende Faxdokumente zusätzlich oder auch ausschließlich als Faxmail zu erhalten. Diese Weiterleitung in Form einer E-Mail mit einem angehängten Faxdokument muss von Ihrem Administrator für Sie eingerichtet werden.

An fast jeder Stelle wird Ihnen eine leistungsfähige Online-Hilfe angeboten, die es Ihnen erlaubt, auch ohne eine gedruckte Dokumentation Hinweise und Erläuterungen direkt am Bildschirm zu erhalten.

Um das Hilfesystem aufzurufen, klicken Sie in der Menüleiste auf „Hilfe | Hilfe“. Viele Eingabefenster enthalten die Schaltfläche „Hilfe“. Um Hilfe zu dem jeweiligen Dialog zu erhalten, klicken Sie einfach auf „Hilfe“.