Ein Benutzer ist eine Person, eine Gruppe oder ein Ort (zum Beispiel ein Besprechungsraum), für die/den ein Konto (Account) auf NetPhone Server eingerichtet wurde. Jedem Konto auf NetPhone Server ist ein Benutzername, eine PIN (Personal Identification Number) und in der Regel ein Windows-Benutzerkonto (gegebenenfalls auch mehrere) zugeordnet. Die PIN wird bei Verwendung von IP-Telefon, dem Tischtelefon der NetPhone Produktfamilie, und bei der Fernabfrage zur Benutzerauthentifizierung benötigt.

Beim Starten von NetPhone Client wird automatisch Ihr derzeit benutztes Windows-Benutzerkonto verwendet, um Ihre Zugriffsberechtigung zu überprüfen und Ihr Benutzerkonto auf NetPhone Server zu erkennen. Findet NetPhone Server zu Ihrem Windows-Benutzerkonto kein NetPhone Server Konto, so wird NetPhone Client mit einer Fehlermeldung beendet. Existieren zu Ihrem Windows-Benutzerkonto mehrere NetPhone Server Konten, so werden Sie von NetPhone Client aufgefordert, sich für eines zu entscheiden.

Für jeden Benutzer werden seine individuellen Einstellungen zentral auf NetPhone Server gespeichert (zum Beispiel Einträge im Persönlichen Telefonbuch, Festlegungen von Umleitungen, Zuordnung von Durchwahlnummern auf Leitungen).

Falls Sie sich mit jemandem ein IP-Telefon teilen, muss der Systemadministrator für Sie beide gemeinsam ein Benutzerkonto einrichten. In diesem Fall müssen Sie sich mit Ihrem Partner bezüglich des Kennwortes und allen Einstellungen absprechen, damit Sie beide die Konfiguration ändern können.