In einem Windows-Netzwerk, in dem NetPhone installiert ist, wird es damit möglich, den zentralen Faxdienst von allen Windows-Computern aus zu nutzen. Jedem Benutzer kann eine eigene Faxnummer zugeordnet werden. Der Benutzer kann nach der Installation des NetPhone Faxclient von seinem Computer aus Dokumente sowohl intern als auch extern per Fax versenden, empfangen, weiterleiten und verwalten.

Eingegangene Faxdokumente können einem Benutzer auch per E-Mail zugesandt werden (Faxmail).

Die Software NetPhone Faxserver ist eine Komponente des NetPhone Server. Sie kann gemeinsam mit NetPhone Server auf einem Computer installiert werden oder als abgesetzter Dienst innerhalb des Netzwerks. Nach der Installation wird eine Verbindung zum NetPhone Server hergestellt, um Benutzerdaten auszutauschen, die vorhandene Lizenzierung zu prüfen und die Faxe zu versenden bzw. zu empfangen. NetPhone Fax nutzt den gleichen Anschluss an das öffentliche Netz wie NetPhone Server. Haben Sie NetPhone Fax installiert, so kann die lizenzierte Anzahl von NetPhone Fax-Benutzern diesen Faxdienst nutzen.

Eingehende Faxdokumente werden vom NetPhone Faxserver angenommen und dem entsprechenden Benutzer zugeordnet. Geht ein Fax auf einer Rufnummer ein, der kein Benutzer zugeordnet werden kann, so wird dieses Dokument an einen zentralen Verteiler weitergeleitet, z. B. den Systemadministrator. Jeder Benutzer hat einen persönlichen Faxeingang, in dem eingegangene Dokumente angezeigt werden.

Weiter besteht die Möglichkeit, ein Persönliches Telefonbuch für jeden Benutzer zu erstellen. Dort können häufig benutzte Faxnummern und Empfänger hinterlegt werden. Alternativ hierzu können auch Outlook-Kontakte verwendet werden oder die Fax-Adressen können direkt einer Datei entnommen werden.

NetPhone Faxserver ist ab Version 7.0 in NetPhone Server integriert. Damit erhalten Sie alle Vorteile der NetPhone auch für die NetPhone Fax-Benutzer: