Zum Aufbau von NetPhone sind mehrere Komponenten erforderlich, wobei NetPhone Server die zentrale Komponente des Systems darstellt.

Obwohl NetPhone Server eine wichtige Zentralfunktion wahrnimmt, ist damit nicht zugleich ein „zentraler Engpass“ vordefiniert. Im Gegensatz zu herkömmlichen Telefonanlagen und IP-Telefonsystemen mit einem zentralen Koppelfeld ist NetPhone Server nur minimal in den Rufaufbau und seine Steuerung eingebunden: NetPhone Server übernimmt im Wesentlichen elementare Funktionen im Umfeld eines Verbindungsaufbaus - wie z. B. die Ermittlung der zugehörigen IP-Adresse für eine zu rufende Rufnummer - und stellt deren Verfügbarkeit fest, während das eigentliche Telefonat bei NetPhone direkt zwischen den beteiligten Endgeräten durchgeführt wird. Es ist deshalb leicht nachvollziehbar, weshalb NetPhone Server auch mittelgroße Unternehmen zufriedenstellt und dabei hunderte von Telefonaten parallel initiieren und steuern kann, ohne dass es zu internen „Besetzt“-Situationen kommt.

Da sowohl Verbindungssteuerungsdaten als auch Sprach-, Fax- oder Videodaten als IP-Pakete transportiert werden, behält NetPhone zu jeder Zeit die vollständige Kontrolle über alle bestehenden Verbindungen. So kann NetPhone auf sehr einfache Weise im Ablauf der Verbindungssteuerung und in Abhängigkeit von aktuellen Datenstrukturen zum Beispiel Sprachinformation erzeugen, wiedergeben oder aufnehmen, als automatisches Ansagesystem, Anrufbeantworter oder Sprachnachrichten arbeiten oder auch beliebige Wartemusik einspielen, ohne dass dazu zusätzliche Hardware benötigt würde.

Auf Seiten der Teilnehmer kennt NetPhone Server „Benutzer“, die einen Telefonie-Client mit geeigneten Handsets und Headsets oder verschiedene IP-Tischtelefone nutzen können.

Für NetPhone ist auch ein Backup Server über das Optionspaket NetPhoneStandby verfügbar, der die Aufgaben des primären Master NetPhone Server automatisch übernimmt, falls dieser ausfallen sollte.

Von großer Wichtigkeit für eine NetPhone-Installation ist auch die Anbindung an das vorhandene Mail-System. NetPhone Server speichert alle Sprachnachrichten und auch Fax-Nachrichten als E-Mail-Anhänge auf dem E-Mail-Server des Unternehmens, häufig - aber nicht notwendig - ein Microsoft Exchange Server.