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22.3 Voice Box
Jeder SwyxWare-Benutzer sowie jede Gruppe hat einen persönlichen Anrufbeantworter (Voice Box). Sprachnachrichten sind im Rufjournal abrufbar und können wahlweise auch an eine E-Mail-Adresse versendet werden. Hierzu wird ein E-Mail-System, welches SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) als Mailtransport-Protokoll verwendet, genutzt. Eingehende Rufe können mit der Umleitungsfunktion auf die Voice Box umgeleitet werden.
Verlauf der Voice Box
*Der Anrufer hört eine Ansage, die der Benutzer ein Mitglied der Gruppe aufgesprochen hat.
*Anschließend kann der Anrufer eine Nachricht aufsprechen.
*Beendet der Anrufer das Gespräch nach der Aufzeichnung nicht, sondern wartet ca. 10 Sekunden ohne etwas zu sagen oder drückt ’#’, gelangt er in ein Tonwahlmenü:
Taste
Erläuterung
1
Speichern der aufgezeichneten Sprachnachricht
2
Anhören der aufgezeichneten Sprachnachricht
3
Startet die Aufzeichnung der Sprachnachricht erneut
#
Beenden der Aufzeichnung und Starten der Menüansage
*Die Nachricht des Anrufers wird als OPUS-Datei aufgezeichnet und optional dem SwyxWare-Benutzer bzw. der Gruppe per E-Mail zugestellt.
Dabei wird sowohl die Rufnummer und der Name des Anrufers, soweit verfügbar, und die Länge der Sprachnachricht bereits in den Betreff der E-Mail geschrieben. Der Dateiname der angehängten Sprachnachricht setzt sich folgendermaßen zusammen:
Voicemail-<Datum im Format jjmmtt-hhmmss>-<Anrufernummer>-<Name des Anrufers>
Die E-Mail-Adresse, an welche die Sprachnachrichten geschickt werden, kann jeder Benutzer und jede Gruppe individuell einstellen. Die E-Mail enthält als Text Datum, Uhrzeit, Rufnummer und Name des Anrufers (wenn vorhanden). Die aufgezeichnete Nachricht wird als Dateianhang (Attachment) mitgeschickt.
Die versendeten Dateien enthalten die Sprachnachricht in komprimierter Form. Welche Kompression dazu verwendet wird, ist sowohl als Server-Standard vorgebbar, als auch individuell für den Benutzer einstellbar.
Voice Box-Ansage
Startet ein Benutzer SwyxIt! zum ersten Mal und wurde ihm die Standardkonfiguration zugewiesen (Standardansage.wav (Vorlage)), so wird er aufgefordert Ansagen aufzusprechen. Beide Ansagen, sein eigener Name z. B. für die Namensansage (name.wav) und die Ansage für seine Voice Box („Eigene Ansage.wav“) werden in der Datenbank abgelegt. Ist keine der Ansagedateien ("default welcome.wav", "default welcome without recording.wav", "default welcome_with_menu.wav", "standardansage.wav", "standardansage mit hilfe.wav", "standardansage ohne aufzeichnung.wav") vorhanden, so wird der Benutzer erneut aufgefordert diese aufzusprechen, unabhängig davon, ob er diese Ansage nutzt. Auch das Fehlen der Ansage „name.wav“ führt zu einer erneuten Aufforderung durch den Ansagenassistenten.
Auch zu einem späteren Zeitpunkt kann jeder Benutzer eine individuelle Ansage mit SwyxIt! aufzeichnen.
Wird SwyxIt! in einer Terminalsession oder als CTI-SwyxIt! gestartet, so wird der Benutzer nicht aufgefordert seine Ansagen aufzusprechen. Ebenso nicht, wenn der Administrator bei der Erstellung des Benutzers eine firmenspezifische Ansage konfiguriert hat.
Diese Sprachnachrichten kann der Benutzer auch von einem anderen Telefonanschluss aus abhören und bearbeiten. Siehe auch Fernabfrage.
Hat der Benutzer oder die Gruppe keine Regeln oder Umleitungen festgelegt, so wird die Standardrufbehandlung aktiviert. Siehe auch Standardrufbehandlung.
Zuletzt geändertes Datum: 23.01.2024