2.6.5.3 FollowMe (Ruf weiterleiten)
Die FollowMe-Aktion versucht den angerufenen Teilnehmer (Sie) unter verschiedenen Rufnummern zu erreichen:
*Als Erstes legen Sie fest, ob der Anruf sofort angenommen wird oder nicht, unabhängig davon, ob der Ruf durchgestellt oder weitergeleitet wird.
*Wird der Ruf sofort angenommen, so wird eine Ansage abgespielt, zum Beispiel eine Begrüßung wie „Guten Tag, Sie sind mit der Firma xyz verbunden. Sie werden nun mit dem gewünschten Teilnehmer verbunden“.
*Anschließend wird versucht, Ihnen den Ruf für eine gewisse Zeit zuzustellen und/oder an verschiedene andere Rufnummern weiterzuleiten. Für jede dieser Weiterleitungen muss eine Zeitdauer angegeben werden.
*Sie können festlegen, ob der Anrufer mit Ihrer Voicemail (Anrufbeantworter) verbunden wird, wenn alle Weiterleitungen erfolglos waren.
*Sie können bestimmen, ob dem Anrufer vor jedem Weiterleiten eine entsprechende Ansage vorgespielt wird. Dabei ist auch ein Abbruch der Weiterleitung mit der Raute-Taste (#) und das Durchschalten zur Voicemail möglich. Beispiel für die entsprechende Ansage: „Sie werden nun weitergeleitet. Wenn Sie direkt mit dem Anrufbeantworter des Teilnehmers verbunden werden möchten, drücken Sie die Raute-Taste“.
*Die Fernabfrage ermöglicht Ihnen das Abhören der Voicemails von einem beliebigen Telefonanschluss aus. Bei einem Anruf an Ihre SwyxWare-Rufnummer identifizieren Sie sich gegenüber SwyxWare mit Hilfe Ihrer PIN und können dann zuerst die neuen und anschließend alle vorhandenen Voicemails abhören, wiederholen und ggf. löschen. Außerdem können Sie das Ziel der sofortigen Rufumleitung ändern oder eine neue Ansage aufnehmen.
*Wählen Sie im Feld „Folgende Nummer verwenden“ aus, welche Rufnummer beim Durchstellen signalisiert werden soll. Bei Auswahl von „Ursprüngliches Ziel des Anrufes“ wird die usrprünglich gewählte Rufnummer signalisiert.
Die Aktion wird beendet
*nach erfolgreichem Durchstellen (Ruf wurde angenommen),
*durch Unterbrechen der Verbindung (z. B. Auflegen des Anrufers)
*wenn eine Voicemail des Anrufers aufgezeichnet wurde oder
*nach Beenden der Fernabfrage.
Ist das Aufzeichnen einer Voicemail nicht möglich und wurde der Ruf nicht entgegengenommen, wird der Blockausgang „Keine Antwort“ gewählt.
* 
Wird bei der Weiterleitung eine kostenpflichtige Verbindung aufgebaut, so fallen die entsprechenden Kosten bei Ihnen an.
 
Für diesen Block sind unter „Eigenschaften“ die Registerkarten „Allgemein“, „Parameter“, „Voicemail“, „Fernabfrage“ und „Verbindungen“ verfügbar.
So legen Sie die Parameter für die Rufweiterleitung fest 
1 Um den Anruf sofort anzunehmen, aktivieren Sie „Ruf annehmen, Ansage spielen“ und
*definieren Sie die Ansage.
Sie haben mehrere Möglichkeiten:
*Wählen Sie aus der Dropdownliste eine Datei aus.
*Durchsuchen Sie Ihre Verzeichnisse durch Klicken auf .
Sie können sich bei der Suche ebenfalls für eine Datei im MP3-Format entscheiden. Die MP3-Datei wird nach der Auswahl automatisch in das unterstützte WAV-Format konvertiert und in der Datenbank auf dem SwyxServer abgelegt. Die konvertierten Dateien stehen somit für die spätere Nutzung zur Verfügung. Während des Konvertierungsprozesses öffnet sich der Info-Dialog „Bitte warten Sie, die Datei wird ins WAV-Format konvertiert“.
*Klicken Sie auf , um die ausgewählte Datei anzuhören. Klicken Sie auf , um das Abspielen zu stoppen.
*Zum Aufnehmen einer neuen Ansage klicken Sie auf : Sie werden dann aufgefordert, einen Dateinamen einzugeben. Es erscheint das Fenster „Aufnahme beginnen“. Klicken Sie auf „Start“, um mit der Aufzeichnung Ihrer Ansage zu beginnen. Beenden Sie die Aufnahme durch Klicken auf .
*Durch Klicken auf können Sie die ausgewählte Datei löschen.
* 
Die WAV-Dateien, die vom Administrator allen Benutzern zur Verfügung gestellt werden, haben den Zusatz „(Vorlage)“ im Dateinamen. Diese Vorlagen können nicht gelöscht werden.
 
2 Wählen Sie im Feld „Folgende Nummer verwenden“ aus, welche Rufnummer beim Durchstellen signalisiert werden soll. Bei Auswahl von „Ursprüngliches Ziel des Anrufes“ wird die usrprünglich gewählte Rufnummer signalisiert.
3 Um den Anruf eine bestimmte Zeit an Ihrem Arbeitsplatz zu signalisieren (Ihr Telefon „klingelt“),
*aktivieren Sie „Ruf durchstellen zum ursprünglichen Ziel für“ und
*geben Sie ein, wie lange bis zum Beginn der Weiterleitung gewartet wird.
4 Um den Anruf umzuleiten (1. Weiterleitung),
*aktivieren Sie „Ruf durchstellen zu“ und
*legen Sie fest, wohin der Anruf durchgestellt wird. Möglich sind eine Telefonnummer oder ein symbolischer Name, sofern dieser im Telefonbuch erfasst ist. Die Telefonnummer können Sie auch aus dem Telefonbuch auswählen oder aus einer Variable des Skripts einfügen.
*Anschließend legen Sie fest, nach welcher Zeitdauer der Umleitungsversuch abgebrochen wird, wenn er nicht erfolgreich war.
5 Für den Fall, dass der 1. Umleitungsversuch nicht erfolgreich war, können Sie eine 2. Weiterleitung festlegen (wie bei 1. Weiterleitung).
6 Für den Fall, dass der 2. Umleitungsversuch nicht erfolgreich war, können Sie noch eine 3. Weiterleitung festlegen (wie bei 1. Weiterleitung).
7 Für den Fall, dass kein Umleitungsversuch erfolgreich war, können Sie „Ruf durchstellen zur Voicemail“ aktivieren, um den Anrufer mit der Voicemail zu verbinden.
8 Um die Parameter für die „Voicemail“ festzulegen, klicken Sie auf die Registerkarte „Voicemail“.
9 Legen Sie fest, ob Sie Ihre normale Standardvoicemail verwenden oder ob Sie für diese Aktion eine spezielle Voicemail (z. B. mit einer anderen Ansage) definieren möchten.
Möchten Sie die Standardvoicemail verwenden, so aktivieren Sie diese Option. Sie können die Standardvoicemail hier noch verändern. Klicken Sie hierzu auf „Konfigurieren...“.
10 Um den Begrüßungstext für die spezielle Voicemail festzulegen, aktivieren Sie die Option „Begrüßung“. Dazu müssen Sie zuvor „Spezielle Voicemail verwenden“ aktiviert haben.
Sie haben mehrere Möglichkeiten:
*Wählen Sie aus der Dropdownliste eine Datei aus.
*Durchsuchen Sie Ihre Verzeichnisse durch Klicken auf .
Sie können sich bei der Suche ebenfalls für eine Datei im MP3-Format entscheiden. Die MP3-Datei wird nach der Auswahl automatisch in das unterstützte WAV-Format konvertiert und in der Datenbank auf dem SwyxServer abgelegt. Die konvertierten Dateien stehen somit für die spätere Nutzung zur Verfügung. Während des Konvertierungsprozesses öffnet sich der Info-Dialog „Bitte warten Sie, die Datei wird ins WAV-Format konvertiert“.
*Klicken Sie auf , um die ausgewählte Datei anzuhören. Klicken Sie auf , um das Abspielen zu stoppen.
*Zum Aufnehmen einer neuen Ansage klicken Sie auf : Sie werden dann aufgefordert, einen Dateinamen einzugeben. Es erscheint das Fenster „Aufnahme beginnen“. Klicken Sie auf „Start“, um mit der Aufzeichnung Ihrer Ansage zu beginnen. Beenden Sie die Aufnahme durch Klicken auf .
*Durch Klicken auf können Sie die ausgewählte Datei löschen.
* 
Die WAV-Dateien, die vom Administrator allen Benutzern zur Verfügung gestellt werden, haben den Zusatz „(Vorlage)“ im Dateinamen. Diese Vorlagen können nicht gelöscht werden.
 
11 Aktivieren Sie „DTMF als Anrufer-ID verwenden“, um die Rufnummer des Anrufers zu erfragen, wenn diese nicht übermittelt wurde.
Sie können die Ansage, wie auch schon für „Begrüßung“ beschrieben, definieren.
12 Aktivieren Sie „Ansage“, um eine weitere Ansage festzulegen (nur sinnvoll, wenn Sie im vorherigen Bedienschritt die Anrufer-ID erfragt haben).
Sie können die Ansage, wie auch schon für „Begrüßung“ beschrieben, definieren.
13 Geben Sie im Feld „Maximale Nachrichtendauer … Sekunden“ an, wie lange die Ansage des Anrufers aufgenommen wird (Timeout).
* 
Es empfiehlt sich eine Begrenzung der Nachrichtenlänge, da eine Voicemail pro Aufzeichnungssekunde je nach Komprimierung einen Speicherplatz von 2 bis16 KB benötigt (einer Ansage von 14 Sekunden entsprechen z. B. 28 bis 224 KB, einer Ansage von 1:21 Minuten bis zu 1,2 MB).
 
14 Möchten Sie den Namen der aufgenommenen Nachricht speichern, so aktivieren Sie „Dateinamen in Variable speichern:“ und legen die Variable fest, in welcher der Dateiname abgespeichert wird.
15 Bestimmen Sie im Feld „E-Mail senden an“, an wen die Voicemail gesendet werden soll.
16 Schalten Sie „Fernabfrage mit Hilfe der *-Taste während der Voicemail-Ansage starten“ ein, um von einem anderen Anschluss aus Ihre Voicemails abzuhören oder um Ihre sofortige Umleitung aus der Ferne verändern zu können.
17 Wechseln Sie zur Registerkarte „Standard-Fernabfrage“.
18 Legen Sie fest, ob Sie Ihre normale Standard-Fernabfrage (mit oder ohne PIN-Eingabe) verwenden oder ob Sie für diese Aktion eine spezielle Fernabfrage (z. B. mit einer anderen PIN) definieren möchten:
*Möchten Sie die Standard-Fernabfrage verwenden, so aktivieren Sie diese Option. Sie können die Standard-Fernabfrage hier noch verändern. Klicken Sie hierzu auf „Konfigurieren...“.
Die Registerkarte „Standard-Fernabfrage“ öffnet sich.
*Möchten Sie eine spezielle, nur für diese Aktion geltende Fernabfrage einrichten, so aktivieren Sie die Option „Spezielle Fernabfrage verwenden“.
19 Legen Sie die PIN (Persönliche Identifikationsnummer) fest, die Sie zur Identifizierung eingeben und bestätigen Sie diese.
Wählen Sie eine fünfstellige, nichttriviale Ziffernfolge und bestätigen Sie diese.
* 
Konfigurieren Sie die Standard-Fernabfrage innerhalb einer Umleitung bzw. Systemregel, so wird die Benutzer-PIN immer abgefragt, ein Kontrollkästchen hierfür existiert nicht. Rufen Sie von Ihrer eigenen Durchwahl aus an, für die diese Umleitung konfiguriert wurde, so wird die Benutzer-PIN nicht abgefragt.
 
20 Im Feld „Mailserver“ geben Sie den Namen des Mailservers ein, an den Ihre Voicemails gesendet werden.
21 Im Feld „Benutzerkonto“ geben Sie Ihr Benutzerkonto für diesen Mailserver an.
Erkundigen Sie sich hierzu bei Ihrem Systemadministrator nach der korrekten IMAP4-Bezeichnung Ihres Benutzerkontos. Ist dies z. B. ein Microsoft Exchange Server, so setzt sich die korrekte Bezeichnung folgendermaßen zusammen: <Domain Name>/<Windows Benutzername>/<Exchange Alias>, also z. B. domain/jt/jones.tom.
22 Geben Sie Ihr Kennwort auf diesem Mailserver ein und bestätigen Sie es.
Möchten Sie das Kennwort aus einer Variable verwenden, so aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Kennwort aus Variable verwenden“ und wählen die entsprechende Variable aus bzw. fügen eine neue Variable hinzu.
23 Geben Sie den Namen des E-Mail-Ordners an, in dem die neuen Voicemails zu finden sind. Verwenden Sie „INBOX“ als Synonym für „Posteingang“.
* 
Wenn Sie hier ein Unterverzeichnis angeben, achten Sie darauf, den korrekten Namen z. B. „INBOX/Voicemails“ vollständig anzugeben. (Verwenden Sie in diesem Fall ein ’/’ und kein ’\’.)
 
24 Weiter können Sie festlegen, ob SwyxServer bei der Abfrage der Voicemails bei Ihrem Mailserver das Sicherheitsprotokoll SSL (Secure Socket Layer) benutzen soll. Ihr Mailserver muss dieses Protokoll unterstützen.
25 Sollen lediglich E-Mails berücksichtigt werden, die direkt vom SwyxServer gesendet wurden, so aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Nur E-Mails berücksichtigen, die direkt vom SwyxServer gesendet wurden (Voicemails). Somit ist gewährleistet, dass Sie bei einer Fernabfrage lediglich Ihre Voicemails erhalten.
26 Kehren Sie durch Klicken zurück zur Registerkarte „Parameter“.
27 Aktivieren Sie „Ansage zwischen Verbindungen spielen“, um dem Anrufer vor jedem Umleitungsversuch eine entsprechende Ansage vorzuspielen.
Sie können die Ansage, wie auch schon für „Begrüßung“ beschrieben, definieren.
28 Aktivieren Sie „Voicemail mit Hilfe der # -Taste starten“, um dem Anrufer die Möglichkeit zu bieten, durch Drücken der #-Taste sofort eine Nachricht auf der Voicemail des gewünschten Teilnehmers zu hinterlassen.
29 Klicken Sie auf „OK“.
Der Block „FollowMe“ ist auf der Rasteroberfläche zu sehen und steht für eine weitere Bearbeitung zur Verfügung.
Zuletzt geändertes Datum: 19.05.2022