Ein Benutzer ist eine Person, eine Gruppe oder ein Ort (zum Beispiel ein Besprechungsraum), für die/den ein Konto (Account) auf SwyxServer eingerichtet wurde. Jedem Konto auf SwyxServer ist ein Benutzername, eine PIN (Personal Identification Number) und in der Regel ein Windows-Benutzerkonto (gegebenenfalls auch mehrere) zugeordnet. Die PIN wird bei Verwendung von SwyxPhone, dem Tischtelefon der SwyxWare Produktfamilie, und bei der Fernabfrage zur Benutzerauthentifizierung benötigt.

Beim Starten von SwyxIt! wird automatisch Ihr derzeit benutztes Windows-Benutzerkonto verwendet, um Ihre Zugriffsberechtigung zu überprüfen und Ihr Benutzerkonto auf SwyxServer zu erkennen. Findet SwyxServer zu Ihrem Windows-Benutzerkonto kein SwyxServer Konto, so wird SwyxIt! mit einer Fehlermeldung beendet. Existieren zu Ihrem Windows-Benutzerkonto mehrere SwyxServer Konten, so werden Sie von SwyxIt! aufgefordert, sich für eines zu entscheiden.

Für jeden Benutzer werden seine individuellen Einstellungen zentral auf SwyxServer gespeichert (zum Beispiel Einträge im Persönlichen Telefonbuch, Festlegungen von Umleitungen, Zuordnung von Durchwahlnummern auf Leitungen).

Falls Sie sich mit jemandem ein SwyxPhone teilen, muss der Systemadministrator für Sie beide gemeinsam ein Benutzerkonto einrichten. In diesem Fall müssen Sie sich mit Ihrem Partner bezüglich des Kennwortes und allen Einstellungen absprechen, damit Sie beide die Konfiguration ändern können.